皆さんは1日の仕事をどのようにこなしていますか？
・仕事量がありすぎてなかなか終わらない
・気づいたら1日があっという間に過ぎている
・やりたい仕事がなかなか進まない
こんなお悩みはありませんでしょうか？
そんな悩みを抱えている方はもしかしたら
「マルチタスク」になっているかもしれません。
意外と気づかずにやってしまっている方も多いのではないでしょうか。
今回はトライフィールドで実施している
マルチタスクを防止する仕事術をご紹介します。
【マルチタスクとは】
マルチタスクとは、一般的に複数の作業を同時並行で進める手法を指します。
しかしトライフィールドでは、
「着手しているタスク以外の情報が視界に入っている。」
これもマルチタスクとして捉えています。
周囲には脳内に入れるべき情報だけし、
集中力を高めることを目的としています。
そのため、
「集中が阻害されている」＝「マルチタスク」
と定めています。
【マルチタスクを防止する方法】
実際にトライフィールドでやっている手法をいくつか紹介します。
■通知はオフにする
メールやチャットツールなどの通知はオフにするのがおすすめです。
なぜなら通知を見た瞬間に、
「誰からの連絡だろう」と気になり集中が阻害されやすくなります。
特にスマートフォンの通知がよくあるので特に注意しましょう。
・主に通知がオンになりやすいツール
└ メール
└ LINEやMessager
└ スマホアプリの通知
※通知をオンにして良いのは、カレンダーの通知くらいにするのがおすすめです。
・いつ見るか事前に決めておく
全く見ないのも問題なので、メールなどを見る時間を予め決めておきましょう。
見たらその場で返信を一気に済ませればマルチタスクを防ぎやすくなります。
スマートフォンの通知がよくあるので特に注意しましょう。
■関係のない情報は排除する
作業中に関係ない情報は排除しましょう。
必要ない情報を視覚から入れることで脳内のメモリを無駄に消費してしまいます。
・よくある関係ない情報元
└ 前の作業で開いていたブラウザのタブ
└ デスク上の書類
└ デスクトップ上に放置したファイル
└ ずっと開きっぱなしにしているメール
【マルチタスクになりやすい状況の回避方法】
いくら気をつけていても
業務中に集中を阻害されてしまうケースが多々あります。
弊社でもよくあるパターンを例に紹介します。
■ケース①：電話で依頼が来る
└ 解決方法例：「その場でやる」 or 「予定を入れる」
→このどちらかその場で判断する。
クライアントやパートナー企業から電話で依頼が来ることが多いと思います。
しかし、集中が薄れてしまうことも確かです。
そんな場合は、以下のようにその場で判断しましょう。
・5分以内に終わるタスク：「その場でやる」
・5分以上かかるタスク：「予定を入れる」
このどちらかをその場で判断することで、
「依頼されたタスクをどうするか判断する」というタスクが完了します。
それが終わったらすぐに次のタスクに移行しましょう。
■ケース②：別のタスク依頼を見てしまった。
└ 解決方法例：その場で着手する
→見たら必ずその場で完了させる。
いくら気をつけていてもタスク依頼のメールなどを見てしまうことはあります。
その時は他の作業中であろうともその場で着手しましょう。
その場では頭に入っていても着手をしないと忘れてしまい
タスク漏れが発生しやすくなります。
【まとめ】
いかがでしたでしょうか？
業務を短時間でこなすためには、
「集中力」が重要です。
同時並行で業務を進めることだけがマルチタスクではないため、
自然にやってしまっている方は注意しましょう。
この手法の中の一つでも実施して効果を実感してもらえたら嬉しいです。